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La gestione del tempo


Una giornata di 24 ore può sembrare infinita o brevissima. Come la stiamo vivendo? Stiamo godendo del nostro tempo o siamo invischiati in impegni gravosi che si accavallano? La gestione del tempo è una soluzione efficace per liberare spazio nella nostra quotidianità e portare respiro ed organizzazione, sia nel lavoro che nella vita privata.

Il tempo della nostra vita è un tempo infinitamente ricco di possibilità, di esperienze, di incontri. Non si può prescindere da un tempo di "mantenimento", da dedicare al soddisfacimento dei bisogni primari come mangiare e dormire. C'è poi il tempo del lavoro, un tempo che occupa una buona percentuale della nostra vita ed è quindi il nucleo delle nostre giornate. Il "terzo tempo" è il cosiddetto tempo libero, da dedicare ad hobby e passioni, spesso relegate nel week end o nelle vacanze.

Qual'è la falla di questa suddivisione? La convinzione che il tempo della gioia e della libertà sia soltanto il terzo, ridotto al minimo dalla vita lavorativa e dalle necessità quotidiane. È possibile che soltanto questo sia il tempo degno di essere vissuto? Certo che no. Ogni tempo, ogni attività o momento della nostra vita ha una propria dignità, e merita di essere vissuto intensamente e con piena partecipazione, che si tratti di cambiare un pannolino, svolgere un lavoro d'ufficio o correre una gara podistica.

Cosa possiamo fare per liberare e "intensificare" le nostre giornate? Imparare a gestire il tempo.
La gestione del tempo, in inglese time management, è un'attività (o meglio un atteggiamento) che si pre-occupa di organizzare al meglio il tempo grazie ad una serie di tecniche, strumenti e strategie che agiscono sulla nostra capacità di gestire gli eventi.

Il time management lavora sul tempo non soltanto per ampliare il tempo libero, ma anche per migliorare la qualità dei 3 tempi affinchè non esistano reali distinzioni qualitative, ed ogni momento della giornata possa essere vissuto con passione e intensità.

Gestione del tempo significa anzitutto organizzazione: pianificare le attività, per stabilire i propri obiettivi, individuare una scala di priorità e i passi da compiere per raggiungere la meta. Ma la gestione del tempo è anche gestione dell'operatività, del fare, quindi delle relazioni, dell'efficacia del momento comunicativo.

Come gestire il proprio tempo?

Quante volte ci proponiamo di dedicarci a qualcosa (un lavoro, un'attività, una passione) e la nostra mente vaga senza soste? Quante ore della nostra giornata sprechiamo su facebook perdendo di vista la concentrazione e l'obiettivo? La distrazione è una costante non solo sul posto di lavoro, ma anche nella vita. La soluzione allo spreco di tempo è la corretta gestione del tempo: utile non soltanto per occupare (meglio) lo spazio disponibile in una giornata, ma soprattutto per liberarlo.

C'è un tempo oggettivo (orologio) e un tempo soggettivo (associazioni mentali ed emotive). Se la percezione del tempo resta meramente soggettiva, la sua gestione lo è altrettanto, ma può basarsi comunque sull'orologio, sulle 24 ore giornaliere che restano un riferimento costante. Obiettivo della gestione del tempo è passare da una dimensione in cui subiamo il tempo, le cose, gli impegni, a una dimensione in cui assumendo un atteggiamento proattivo prendiamo il controllo delle nostre giornate, le indirizziamo, le strutturiamo.

Il time management passa necessariamente da una ristrutturazione profonda del proprio mondo interno, quindi di credenze e margini di possibilità rispetto al fare. In una parola: per organizzare coscientemente il proprio tempo bisogna credere in se stessi. Facendo attenzione ai "sabotatori interni", ai "non ce la posso fare".

Raggiungere obiettivi è la tecnica più efficace per acquisire motivazione ed autostima. Piccoli obiettivi, alla portata ma non troppo facili, ci consentiranno di ottenere un rinforzo positivo che ci darà fiducia spingendoci a perseverare. Ma attenzione: controllo non è rigidità. Dobbiamo essere moderatamente rigidi ma non inflessibili, senza "fare un dramma" quando l'obiettivo non è stato raggiunto. Anzi, prendiamo appunti e raccogliamo utili dettagli per non ripetere quell'errore.

Si può dire che la gestione del tempo ha diversi obiettivi, sul fronte della quantità e della qualità. Anzitutto può aiutarci a fare le cose, a farle meglio e volendo a farne di più. Poi ci vuole liberare dallo stress e dall'ansia di prestazione, diradando il caos mentale e liberando più tempo per dedicarci a noi, migliorando efficienza e qualità di vita.

Tecniche per la gestione del tempo

La gestione del tempo parte da un'organizzazione attiva e capillare delle attività giornaliere. Lo strumento per fare questo in modo efficace si chiama in inglese to-do-list, o "lista delle cose da fare".

Con la to do list si può fare una scala di priorità, anche molto dettagliata, per distinguere le cose veramente importanti da quelle di secondo piano. Cosa abbiamo da fare oggi? Ma soprattutto, quali cose sono più importanti? La to do list mette ordine nel caos giornaliero e ci permette di affrontare le cose una alla volta, con calma.

Come creare una to-do-list?

Una buona to do list si scrive appuntando tutto quello che c'è da fare durante il giorno, e successivamente organizzandolo per priorità ed orari. La to do list si può arricchire anche di riferimenti temporali, inserendo il tempo che pensiamo di dedicare a quella specifica attività.

La to do list va fatta giorno per giorno, ma è utile anche farne una per il mese o la settimana, segnando solo le cose più importanti da portare a termine.

Cosa inserire in una to do list? Praticamente tutto. Tutto quello che ci viene in mente, dal fare la spesa al ritirare la fotocamera in riparazione, da un lavoro da terminare alla palestra. Prima di scrivere la nostra lista, infatti, è buona norma fare un pò di brainstorming ed elencare disordinatamente tutto quel che ci passa per la testa.

Grazie ad una to-do-list possiamo individuare giorno per giorno delle aree di libertà, e definire i nostri obiettivi più importanti strutturando gli step per raggiungerli. Quanto tempo vogliamo dedicare al lavoro? Quanto alle pause? Bene, ora prendiamo questo tempo e distribuiamolo tra le varie attivita della to do list. Importante, nella nostra lista, è definire le priorità e usare le "time boxes", ossia specificare punto per punto quanto tempo intendiamo dedicare a ogni singola cosa.

La to do list può essere cartacea o multimediale, come ci piace di più. Possiamo utilizzare un'agenda, una moleskine, il blocco note di windows, ma anche moderni software e applicazioni per Mac e iPhone. Per semplificarci la vita scegliamo di cominciare la giornata occupandoci della cosa più difficile: meglio infatti liberarcene subito, quando siamo più freschi e disponiamo di più energia ed attenzione.

Software per il time management Nell'epoca del web 2.0 non possono mancare software ed applicazioni dedicati al mondo del time management. Gli utenti Apple, ad esempio, possono scaricare gratuitamente o a pagamento numerosi programmi ed apps, o usufruire di software già installati sul computer. Un must per gli Apple addicted è Remember The Milk, programma per Mac sviluppato anche in versione app per iPhone. "Ricorda il latte" ci aiuta a strutturare la nostra to do list ricordandoci volta per volta delle cose da fare, funzione utilissima quando siamo pieni di lavoro. A mò di diario giornaliero esiste invece l'ottimo Evernote, dove inserire links e appunti per tener nota giorno per giorno di obiettivi, idee e aspirazioni.

Altri buoni programmi sono Jobs, Things, Getting Things Done, One more thing, ma navigando un pò ne troveremo a decine ed anche molto specifici, per tutte le nostre esigenze. Utilissimo è anche Steaks per iPhone, che aiuta a ricordare dei buoni propositi formulati.

Ultimo, ma non per importanza, il tradizionale Blocco note (o TextEdit, su Mac). Facile e veloce, ci può servire per mettere giù senza fronzoli la prima versione della to do list, che poi riorganizzeremo in Remember The Milk.

Libri sulla gestione del tempo

  1. AA. VV., Time management. Accrescere la propria produttività ed efficacia, Etas
  2. Annalisa Costa e Tiziano Botteri, Il principe del tempo. Tecniche professionali e comportamenti per valorizzare la risorsa più scarsa, Etas
  3. Anthony Robbins, Come migliorare il proprio stato mentale, fisico e finanziario, Bompiani
  4. David Fontana, Gestire bene il tempo di lavoro. Strategie di time management, Centro Studi Erickson
  5. Dirk Zeller, Successful Time Management For Dummies, For Dummies
  6. Erika Leonardi, Padroni del proprio tempo, Il Sole 24 Ore
  7. Miranda Sorgente, La gestione del tempo. Come trasformare lo stress in carburante, MyLife
  8. Patrizio Paoletti, La gestione del tempo, Edizioni 3P


 








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